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Seja qual for o segmento do agronegócio, sempre haverá o profissional responsável por: reduzir custos! Essa é uma máxima de qualquer negócio e no agro não é diferente. Otimizar recursos, tornando viável a alocação em frentes diferentes do negócio é um desafio, nós sabemos. Exatamente por isso, o assunto de hoje é Gestão Matricial de Despesas. Uma ferramenta utilizada pela Valus Consultoria, com resultados satisfatórios em diversas áreas da cadeia do agronegócio.

O QUE É GESTÃO MATRICIAL DE DESPESAS?

O orçamento matricial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é uma metodologia gerencial para planejamento e controle orçamentário que vem ganhando cada vez mais adeptos no agro, principalmente pela facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva que sua análise proporciona.

A ideia dele é que as informações se cruzem em colunas e linhas para formar uma matriz de despesas, o que facilita muito a visualização de qualquer alteração. Dessa forma, despesas iguais ou parecidas serão agrupadas em uma mesma matriz, a qual, por sua vez, terá dois eixos: as entidades e os pacotes.

>> Entidades: elas representam os setores da organização:

Exemplos de entidades: setor financeiro, vendas, marketing e outros. É importante que cada entidade tenha um profissional responsável por realizar a gestão do setor.

>> Pacotes: eles representam os grupos de despesas parecidas (com a mesma natureza) e que na maior parte das vezes são comuns a diversos centros de custos:

Por exemplo, despesas comerciais (publicidade e propaganda e comissões), despesas de pessoal (vale transporte, folha de pagamento, encargos, seguro de vida, assistência médica e outros.

Agora, chegou a vez de entendermos os princípios básicos da GMD. São eles:

Controle cruzado: todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas ao mesmo tempo;

Desdobramento dos gastos: todos os gastos devem ser detalhados, respeitando o nível da atividade e a unidade orçamentária;

Acompanhamento sistemático: acompanhamento dinâmico dos resultados, comparando-os com as metas e definindo ações corretivas no caso de serem percebidos desvios.

POR ONDE COMEÇAR?

Independentemente do segmento do agro a metodologia será a mesma: não apenas gerir um orçamento já existente, mas também criar um do zero. Para isso, é preciso seguir basicamente três passos; proposto, negociação e aprovação.

IMPORTANTE! Você irá perceber que não existe mistério na didática da metodologia, porém, a sua implantação precisa ser alinhada com cautela para que haja os resultados esperados na redução das despesas. Lembre-se: contar com a expertise de profissionais pode reduzir a sua caminhada rumo a escalada do seu negócio.

A fase “proposto”, é a hora de propor o orçamento para o seu setor, baseado nas necessidades levantadas até então. Já na fase “negociação”, o gestor do pacote pode não concordar com o valor proposto pelo gestor da entidade, iniciando assim uma negociação. Geralmente, com a experiência vivenciada diariamente pelos consultores da Valus, o intuito será sempre o de reduzir o valor proposto. Porém, para tentar manter o valor sugerido, o gestor de entidade pode justificá-lo, apresentando os motivos que o levaram a tal número.

Por fim, caberá ao gestor de pacote, na etapa “aprovação”, decidir o orçamento final para a entidade. Mas, se forem precisos ajustes para o valor ser consensual, será necessário retornar à etapa de negociação. Isso significa que todo orçamento será de comum acordo entre os gestores de pacote e entidade e, após a aprovação, o orçamento não poderá mais ser editado.

Se você quer entender como a Valus Consultoria pode implementar a Gestão Matricial de Despesas e transformar as oportunidades do agro em estratégias de crescimento, clique aqui.